系统规划
随着以电脑为中心的多媒体技术的普及和提高，给会议工作带来了新的手段和方法，尤其是近几年，视频会议、远程教学等可视化信息技术在会议室领域得到广泛应用，多媒体会议室以其功能的多样性（如现场会议、学术报告、培训教学等）得到迅速普及。 在多媒体会议室里不管是作报告、总结、汇报、介绍产品等等，用电脑互动操作的图、文、声、影、画展示，充分调动了与会者的感官知觉，大大提高了会议效果。可以说，多媒体在办公领域中，也越来越体现出它的优势。

数字多媒体会议系统工程是泛指与会议相互关联的声、光、电设备及软件的集成。会议系统设计就涵盖上述方方面面。会议系统的集成是通过认真的分析和理解客户的需求，执行规划设计的项目。运用技术的手段解决问题，从而给客户提供价值。在预算内、预期内、收获预想的结果。最终使用户得到满意。

会议设计之前，要进行调研和勘查。进行科学的设计规划。会议系统规划要考虑的问题
数字多媒体会议系统使用的目的性
数字多媒体会议系统构成的级别
服务的范围
会议管理的能力
与国际应用环境的思考
功能价格关系，经济利益
系统的质量和服务体系

功能设计
功能设计：主要用来召开大中型会议，如新闻发布会，产品展示会，报告会，签字仪式，职工培训等。在功能设计上，要求考虑其多功能性及先进性，应具体表现在以下几个方面：
先进的展示功能：能有效表现与展示各个领域的最新内容。这就需要使用当今先进的多媒体表现形式：文字、语言、图片、连续影像、电脑文档等。

完善的会议功能：满足各种级别的会议、学术论坛、报告会等各种形式的会议活动。满足新闻发会、庆功会、签字仪式等公共活动。
强大的培训功能：技术培训、教学、产品介绍；大型年会、月会、公司例会。
一般性演出功能：能进行一般非专业性的文艺晚会形式的文艺演出，举行各种晚宴、酒会及舞会等。频信号混合和切换，并将处理结果送回参加会议的终端。

设计原则
采用的系统结构应该是先进的、开放的体系结构，和系统使用当中的科学性。整个系统能体现当今会议技术的发展水平。
能够较好满足实际工作的要求，把满足用户的业务管理作为第一要素进行考虑，采用集中管理控制的模式，在满足功能需求的基础上操作方便、维护简单、管理简便。
要为系统以后的升级预留空间，系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的，要充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。另外，在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到经济性的目标。
先进型性原则；
实用性原则；
可扩充性、可维护性原则。

选型原则
选用国际知名品牌器材，及有雄厚实力和优秀技术能力的厂家、代理商，以保证系统设计指标和系统功能的实现。
选用同类产品中技术成熟、性能先进、使用可靠、应用典范广泛、具有说服力的产品型号，保证设备和系统的先进性、成熟性和稳定性。
选用高度智能化、高技术含量的产品，系统使用开放式的架构，以标准化和模块化为设计要求，既便于系统的管理和维护使用，又可保持系统较长时间的先进性，使日后的系统升级不需要重复采购设备，减少资源浪费，降低开支。选用拥有自主知识产权的品牌，为系统日后的维护、升级免去后顾之忧。
经济实用的原则，选用性价比高的产品。所选用的产品不但要比性能、功能、品质，还要和同类同功能同性能的产品对比价格。
产品要求很强的技术作为支柱。要求设备厂商在大陆地区有专业的产品售后服务和产品维修公司，以便能提供更好的技术支持能和售后服务体系。